PRÉPARER ET DÉCOUVRIR LA PAIE

COMMENT ÉTABLIR LA PAIE ?

Qu’est-ce que la fonction paie ?

Dans une entreprise, la fonction paie assure le suivi de la gestion administrative des salariés : le recrutement, la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE), la visite médicale d’embauche (VME), le salaire, le contrat de travail, les attestations, et le registre du personnel…

• En matière de recrutement, l’employeur est libre d’embaucher le candidat de son choix. Néanmoins, il a l’obligation de respecter la législation :
  • Déclaration au Pôle Emploi des postes vacants
  • Respect de certaines interdictions d’embauche, à titre d’exemple : enfant de moins de 16 ans
  • Respect de la législation du travail sur les étrangers
  • Respect du quota de travailleurs handicapés…

• La Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) est une formalité obligatoire avant toute embauche , et elle s’effectue par voie électronique auprès de l’URSSAF. Elle rassemble 7 formalités :
  • Transmission de la DPAE à l’URSSAF
  • Déclaration de première embauche
  • Demande d’immatriculation au régime général de la sécurité sociale
  • Demande d’affiliation au régime d’assurance chômage
  • Demande d’adhésion à un service de santé au travail
  • Déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale d’embauche
  • Liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales: N4DS ( Norme pour les Déclarations Dématérialisées Des Données Sociales).

La DPAE se fait avant le début du contrat effectif du salarié et dans les huit jours précédant la date prévisible d’embauche au plus tôt.

• La loi impose aux salariés de se soumettre à une Visite Médicale d’Embauche.

• Le salaire est le paiement du travail convenu entre un salarié et son employeur au titre du contrat de travail ou par conventions ou accords collectifs.Toutefois, il ne peut être inférieur au SMIC (salaire minimum de croissance), qui est de 1.645,58 euros brut, donc de 1.304,64 euros net sur une base de 35h, depuis le premier mai 2022.La remise d’un bulletin de paie justifiant les sommes versées au salarié est une obligation légale.

L’évolution rapide de la législation nécessite d’exercer une veille réglementaire rigoureuse.

• Le contrat de travail est unengagement de l'employeur et du salarié, l'un vis-à-vis de l'autre. Il peut être à durée indéterminée (CDI), déterminée (CDD),  à temps partiel ou temps plein.

• Ci-après les principales attestations délivrées par la fonction paie :
  • En cas de maladie : Attestation de salaire cerfa n°3201n
  • En cas d’accident de travail : Attestation de salaire cerfa n°6202
  • En cas de départ du salarié : Attestation destinée à PôleEmploi
  • Attestation de complément familial

• Le registre du personnel : permet de tenir à jour la liste des salariés d’une entreprise. Il doit répertorier tousles salariés dans l’ordre de leur arrivée

Quels éléments trouve-t-on dans un bulletin de paie ?

•           Les mentions oblilgatoires

Informations sur l’employeur : nom et adresse, code APE, siret, convention collective de branche applicable au salarié

Informations sur le salarié : nom, poste occupé, niveau ou coefficient hiérarchique

Informations sur le salaire : nombre d’heures travaillés en taux normal, nombre d’heures travaillés en heures supplémentaires, nature et montant des accessoires de salaires soumis aux cotisations salariales et patronales, salaire brut, montant et assiette des cotisations et contributions sociales à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions, taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions, nature et montant des autres versements et retenues, montant des cotisations de protection sociale (santé, accident du travail et maladie professionnelle, retraite, famille et chômage), montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales, salaire net, montant correspondant à l’évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie, dates de congés et montant des indemnités de congés payés.

Autres informations : date de paiement, mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée

• Les mentions interdites

Exercice du droit de grève

Fonction de représentant du personnel

Nature et montant de la rémunération liée à l’activité de représentant du personnel

Qu’en est-il de la durée de travail ?

           Durée légale

Trente-cinq heure par semaine : c’est la durée légale du travail effectif.

           Heures supplémentaires

Toute heure travaillée au-delà de la durée légale est considérée comme heure supplémentaire. Il en est de même pour les heures accomplies en contrepartie du renoncement aux jours de RTT. Toutefois, les heures supplémentaires ne peuvent excéder 220 heures par an et par salarié.

           Comment sont rémunérées les heures supplémentaires ?

           Le taux horaire de base est majoré de :

• 25 % : de la 36^ème heure à la 43^ème heure incluse
• 48 h : au-delà de la 43^ème heure

• Les heures supplémentaires sont calculées par semaine
• Seuls, le taux horaire et les primes inhérentes à la nature du travail servent de basede calcul de la rémunération des heures supplémentaires
• La convention collective peut prévoir une majoration des heures supplémentaires. Cette dernière ne peut être inférieure à 10 %

Qu’est-ce que la rémunération brute ?

C’est le salaire convenu dans le contrat de travail. À ce stade, la déduction de cotisations obligatoires n’a pas encore été faite.

Ci-après les éléments pris en compte dans le salaire brut : le salaire de base, la prime d’ancienneté, les avantages en nature, la prime d’astreinte, les absences, l’indemnité de fin de contrat, la prime 13^ème mois (selon la convention), l’indemnité de congés payés.

Comment traiter les absences ?

Les absences non compensées par des heures de travail reportées sont les suivantes : maladie, accident de travail, grève, entrées ou sorties en cours de mois, congés payés, congés sans solde…

5 méthodes sont possibles pour appliquer les retenues pour une absence :

• Par rapport au nombre d’heures :(Salaire * nb heures d’absence) ÷ horaire mensuel
• Méthode du trentième :(Salaire * 1) ÷ 30
• Méthode du vingt-sixième :(Salaire * 1) ÷ 26
• Méthode du vingt-deuxième :(Salaire * 1) ÷ 22
• Méthode préconisée par la Cour de Cassation : (salaire brut * nb heures d’absence) ÷ nb heures de travail du mois)

Comment traiter les congés payés ?

Pour traiter les congés payés, il convient d’abord de valoriser l’absence pour congés payés (CP), puis de valoriser l’Indemnité de Congés Payés (ICP).

• La valorisation de l’absence pour congés payés peut se faire à partir de l’une des méthodes avancées précédemment.
• La valorisation de l’Indice des Congés Payés se fait par 2 méthodes différentes. L’ICP retenue sera la plus favorable.

La règle du maintien de salaire :le salarié perçoit le même salaire qu’il aurait perçu s’il avait travaillé normalement

La règle du dixième :(Salaire de référence * 10 % * nb jours pris) ÷ nb jours CP acquis

Le salaire de référence correspond à la moyenne des salaires bruts d'un salarié sur les douze derniers mois.

COMMENT CALCULER LES COTISATIONS SOCIALES ?

Le Plafond de la Sécurité Sociale (PSS) et les tranches

Le Plafond de la Sécurité Sociale (PSS) et les tranches servent de base de calcul de certaines cotisations sociales.

• Chaque année, l’URSSAF valorise le Plafond de la Sécurité Sociale.
• Salaire brut = tranche A + tranche B

La tranche A désigne la fraction du salaire brut inférieure ou égale au plafond de la sécurité sociale et la tranche B, celle qui est supérieure.

Les plafonds mensuels applicables en 2022 sont de 3 428 € pour la tranche A et 13 712 € pour la tranche B.

La CSG et la CRDS

• La Contribution Sociale Généralisée (CSG) est uniquement à la charge du salarié. Une part du CSG est déductible et une autre est non déductible. Les taux sont respectivement de 2,40 % et de 6,80 %.

• La Contribution au Remboursement de la Dette Sociale (CRDS) est une contribution complémentaire au CSG. Le taux est de 0,50 %.

• La base de calcul des CSG et CRDS est la suivante : (salaire brut * 98,25 %) + 100 % de la cotisation patronale de prévoyance.

Comment déterminer le net imposable ?

Le net imposable est le montant du salaire soumis au barème progressif de l'impôt sur le revenu. Il peut être calculé, soit à partir du salaire brut, soit à partir du salaire net.

• À partir du salaire brut, le calcul est le suivant : salaire brut – cotisations salariales non imposables.

• À partir du salaire net, le calcul est le suivant : salaire net + cotisations salariales imposables – indemnités non soumises + retenues non soumises.

Quelles sont les bases de calcul des cotisations sociales ?

Certaines cotisations sociales sont calculées à partir du salaire total, et d’autres à partir du plafond de la sécurité sociale.

• Ci-dessous,les cotisations sociales dont la base de calcul est le salaire total : maladie, maternité, invalidité, décès, vieillesse déplafonnée, accidents du travail, allocations familiales, contribution solidarité autonomie, contribution au dialogue sociale, versement transport pour les entreprises à plus de 11 salariés, chômage, AGS, CET, APEC

• Ci-dessous,les cotisations sociales dont la base de calcul est le plafond de la sécurité sociale :
  • Tranche A : Vieillesse plafonnée, FNAL pour les entreprises demoins de 20 salariés, retraite, CEG, prévoyance obligatoire
  • Tranche B : retraite, CEG

• Cotisation = base * taux
• Une partie des cotisations sociales est payée par le salarié (charges salariales), l'autre est payée par l’employeur (charges patronales).

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : que faut-il savoir ?

La DSN est un service en ligne pour déclarer et payer les cotisations sociales. Elle est disponible sur net-entreprises.fr et elle est obligatoire pour toutes les entreprises.

• Date limite de la DSN :le 15 du mois M+1, sauf pour une entreprise de 50salariés et plus et dont le salaire est payé le mois M où la date limite est le 5 du mois M+1.

• Date limite de paiement des cotisations et contributions sociales :
  • Le 5 du mois M+1 pour les entreprises de50 salariés et plus et dont le salaire est payé le mois M
  • Le 15 du 1^er mois du trimestre qui suit pour les entreprises ayant opté pour une exigibilité trimestrielle
  • Le 15 du mois M+1 pour les autres entreprises.

Des pénalités sont appliquées en cas d’absence ou de retard de la DSN, et en cas d’inexactitude de la DSN. Ces pénalités sont respectivement de 49,65 € pour le salariéet de 33,11 € pour lesalarié. Il est possible de les éviter en apportant les modifications nécessaires dans les 30 jours suivant la transmission de la DSN.

COMMENT COMPTABILISER LES ÉLÉMENTS DE LA PAIE ?

La comptabilisation des éléments de la paie se fait en 4 étapes : enregistrement des salaires bruts et des cotisations sociales salariales, enregistrement des charges patronales, règlements des salaires nets et règlements des cotisations sociales.

Enregistrement des salaires bruts et des cotisations sociales salariales

• Au débit :
  • Compte 641 – Rémunérations du personnel : salaire brut.

• Au crédit :
  • Compte 421 – Personnel, rémunérations dues : net à payer
  • Compte 431 – Sécurité sociale : cotisations salariales URSSAF
  • Compte 4421 – État, prélèvement à la source : montant du PSS
  • Compte 4371 – Organisme de retraite : cotisations salariales retraite
  • Compte 4372 – Autres organismes sociaux : dettes salariales envers divers organismes.

Enregistrement des salaires bruts et des cotisations sociales salariales

• Au débit :
  • Compte 6451 – Cotisations à l’URSSAF : cotisations patronales URSSAF
  • Compte 6452 – Cotisations aux mutuelles
  • Compte 6453 – Cotisations aux caisses retraites
  • Compte 6454 – Cotisation à Pôle emploi

• Au crédit :
  • Compte 431 – Sécurité sociale : cotisations salariales retraite
  • Compte 4371 – Organisme de retraite : cotisations patronales retraite
  • Compte 4372 – Autres organismes sociaux : dettes patronales envers divers organismes.

Règlements des salaires nets

• Au débit :
  • Compte 421 - Personnel, rémunérations dues : net à payer
• Au crédit :
  • Compte 512 – Banque

Règlements des cotisations sociales

• Au débit :
  • Compte 431 – Sécurité sociale
  • Compte 4371 – Organisme de retraite
  • Compte 4372 – Autres organismes sociaux
  • Compte 4421 – Etat : montant PSS

• Au crédit :

            Compte 512 - Banque